ПОЛОЖЕНИЕ 

     Об общем отделе администрации муниципального района Ставропольский Самарской области

                1. Общие положения

             1.1. Общий отдел администрации муниципального района Ставропольский  (далее - Отдел) является структурным подразделением администрации муниципального  района Ставропольский (далее - Администрация).

             1.2. Непосредственное руководство Отделом осуществляет начальник, в
случае его отсутствия исполняет обязанности муниципальный служащий Отдела,
назначенный распоряжением администрации муниципального    района Ставропольский.

             1.3. Отдел подчиняется заместителю Главы муниципального района Ставропольский,  руководителю аппарата.

•  Отдел осуществляет свою деятельность на основе Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Самарской области, муниципальных правовых актов муниципального района Ставропольский, Устава муниципального  района Ставропольский, настоящего Положения.
• Штатное расписание, условия оплаты труда должностных лиц Отдела утверждаются постановлением (распоряжением) Администрации. Должностные инструкции и должностные регламенты утверждаются Главой муниципального района Ставропольский.
•  Отдел вправе иметь круглую печать и штампы.
• Финансирование деятельности Отдела осуществляется за счет средств местного бюджета.

            1.8. Место нахождения Отдела: 445011. Самарская область, г. Тольятти,  пл. Свободы, д. 9. каб. 226, каб. 231.

 

            1.9.  Настоящее Положение корректируется в соответствии с изменением целей, задач, прав и обязанностей Отдела.

• Реорганизация и ликвидация Отдела осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

 

2. Задачи и функции Отдела

            2.1. Основными задачами Отдела являются:

1)  Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с
документами, сохранности и  конфиденциальности информации, содержащейся в
документах Администрации, подготовки документов к передаче в архив.

             2)    Организация и осуществление контроля за сроками исполнения
документов Главы района.

• Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Администрации.
• Организация планирования деятельности Администрации.

            2.2.  Основными функциями Отдела являются:

            1)  Организация работы по подготовке заседаний (совещаний), проводимых
Главой муниципального района Ставропольский (сбор необходимых
материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня,
их регистрация, в случае если не назначено ответственное лицо), оформление
протоколов заседаний (совещаний).

            2)    Прием, первичная обработка, учет документов, поступивших в
Администрацию по почте, телеграфу, факсу: регистрация входящей, исходящей
корреспонденции администрации.

            3)    Подготовка проектов резолюций (поручений) Главы района.

            4)    Взаимодействие с общественными организациями, политическими
партиями общественными объединениями, религиозными конфессиями.

• Участие в изучении и обобщении практики работы органов местного самоуправления, проведение на их территории  опросов,  референдумов и обсуждений населением важнейших вопросов районного  и местного значения, собраний граждан по месту жительства о деятельности органов территориального общественного самоуправления.
• Размещение информации о деятельности Отдела на официальном сайте администрации в сети Интернет.
• Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения и исполнения документов (поручений, протоколов) Главы района, а также протоколов и иных официальных документов Правительства Самарской области и решений Собрания представителей муниципального района Ставропольский в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование Главы района по данным  вопросам.

             8)     Содействие избирательным комиссиям в реализации их полномочий в
период проведения референдумов, выборов

             9)     Организация работы, формирование пакета документов для присвоения звания «Почетный гражданин» муниципального района Ставропольский.

            10)   Формирование (введение) данных в региональном сегменте
государственной автоматизированной системы «Управление» (система БАРС), в
части форм «Главы», «Депутаты», «Отчет годовой».

            11)   Сортировка, доставка (рассылка) корреспонденции в структурные
подразделения администрации, отправка документов по почте, телеграфу, факсу.

 

            12) Организация предварительного рассмотрения и подготовки к докладу Главы района документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов в соответствии с существующими требованиями делопроизводства, возвращения исполнителям на доработку документов, оформленных с нарушением установленных правил оформления документов, действующих в администрации, представляемых на подпись Главе района.

            13) Организация регистрационного учета (согласование) муниципальных правовых актов органа местного самоуправления.

• Обеспечение своевременного предоставления копий  муниципальных правовых актов в органы прокуратуры.
• Организация работы по подготовке и представлению документов для формирования Регистра муниципальных нормативных правовых актов Самарской области.
• Формирование электронной базы муниципальных правовых актов.

            17)     Организация и обеспечение своевременного и качественного
предоставления по запросам физических и юридических лиц правовых актов
администрации муниципального района Ставропольский (выписок из них),
хранящихся в Отделе администрации, на которые установлен ведомственный срок
хранения до передачи их на хранение в архив.

            18) Заверение копий входящей, исходящей, внутренней корреспонденции, доверенностей, муниципальных правовых актов администрации муниципального района, зарегистрированных в автоматизированной системе Lotus Notes.

            19) Подготовка и корректировка списков дней рождений руководителей Правительства Самарской области, Самарской Губернской Думы, учреждений и предприятий муниципального района Ставропольский, Почетных граждан муниципального района Ставропольский, а также списков руководителей предприятий, учреждений, организаций.

            20) Организация работы по подготовке плана работы и плана мероприятий администрации на основе предложений структурных подразделений администрации.

            21) Разработка номенклатуры дел Отдела, обеспечение полноты состава дел, передаваемых в архивный отдел администрации.

            22)  Организация и участие в проведении экспертизы ценности документов
постоянного и временного хранения, а также подготовка дел по ним для передачи
на архивное хранение.

            23) Обеспечение проведения организационных мероприятий по подготовке к проведению форумов, общественных, публичных слушаний, совещаний, собраний, «круглых столов», переговорных площадок при участии Главы района.

•   Формирование ежегодного плана заседаний коллегии администрации муниципального района по предложениям структурных подразделений    администрации.                

            25)   Организация заседаний коллегии администрации городского округа
(повестка, протокол, приглашение участников).

            26)     Организация работы по согласованию и обеспечению явки
уполномоченных сотрудников администрации на заседание Собрания представителей муниципального района Ставропольский и постоянных
комиссий Собрания представителей муниципального района Ставропольский, а также направленных участниках для формирования
повестки заседания.

 

            27) Содействие в опросе граждан для выявления мнения и его учета при принятии решений органами местного самоуправления по поручению Главы района.

• Организационно-техническое обеспечение деятельности Общественного совета.

            29) Осуществление взаимодействия с Почетными гражданами муниципального района Ставропольский,  координация работы комиссии по присвоению звания Почетный гражданин муниципального района Ставропольский.

• Поддержание в актуальном состоянии телефонного справочника.
• Разработка бланков писем,  правовых и распорядительных актов Администрации.

            32)   Обеспечение структурных подразделений Администрации бланочной
продукцией.

            33)    Методическое руководство по делопроизводству и контроль за
соблюдением установленного порядка оформления документов и работы с ними в
Администрации.

            34)    Непосредственное осуществление информационного и
документационного обеспечения Главы муниципального района Ставропольский,  иных функций в соответствии с задачами Отдела.

            35)  Подготовка постановлений и распоряжений администрации муниципального района по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

            40) Участие в пределах полномочий в организации торжественного вручения наград.

• Осуществление иных функций в соответствии с задачами Отдела, муниципальными правовыми актами.

 

3.    Критерии оценки эффективности деятельности Отдела

          3.1.    Критерии оценки деятельности Отдела устанавливаются исходя из
поставленных задач.

          3.2.  Критерии оценки эффективности деятельности Отдела являются:

           1)      Качество, своевременность, полнота выполнения должностных
обязанностей специалистами Отдела.

• Правильность оформления и полнота состава документов администрации. передаваемых в архивный отдел в соответствии с номенклатурой дел постоянного хранения, утвержденной экспертно-проверочной комиссией Самарской области.
• Отсутствие необработанной корреспонденции, соблюдение требования оперативности документационного обеспечения администрации.
• Соблюдение сроков подготовки документов для организации присвоения звания «Почетный гражданин» муниципального района Ставропольский не позднее 1 месяца до 16 июля.

           5) Своевременность информационного, документационного и
организационно-технического обеспечения Главы района, а именно
отсутствие замечания.

• Соблюдение сроков исполнения поручений и рассмотрение обращений граждан по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
• Своевременность и полнота подготовки совещаний в части приглашения участников и организационно-технического обеспечения не позднее одного часа до начала совещания.

 

 

• Своевременное оформление и согласование протоколов совещаний (заседаний), проводимых Главой муниципального района Ставропольский, в течение 3-х рабочих дней после проведения совещания (заседания).
• Организация предоставления реестра муниципальных правовых актов в органы прокуратуры, не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным.
• Оперативность доведения до сотрудников администрации результатов мониторинга своевременности исполнения документов из вышестоящих организаций (поручений Главы района) и иных документов.
• Соблюдение сроков исполнения документов.

4. Права Отдела

      4.1. Отдел имеет право:

• Получать от структурных подразделений администрации информацию, документы и материалы, необходимые для осуществления своих функций.
• Инициировать и проводить совещания по вопросам, входящим  в  его

Компетенцию.

• Принимать решения или участвовать в их подготовке в пределах компетенции Отдела.
• Отдел в своей работе взаимодействует со всеми структурными подразделениями администрации муниципального района Ставропольский, физическими и юридическими лицами в пределах своей компетенции.
• Вносить на рассмотрение Главе района, первому заместителю Главы района, заместителям Главы района предложения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
• Запрашивать от руководителей структурных подразделений
  администрации муниципального района необходимые сведения, информационные
  материалы.

       7)   Требовать от соответствующих органов и должностных лиц выполнения организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению выборов    различных уровней.

5. Руководство Отделом

• Руководство Отделом осуществляет начальник Отдела в соответствии с настоящим Положением, законодательством Российской Федерации и нормативными документами, действующими в Администрации.
• Начальник Отдела:

 

• Обеспечивает необходимые условия для эффективной работы Отдела, гарантирует соблюдение прав, установленных настоящим Положением и осуществляет контроль за результатами его деятельности.
• Распределяет обязанности между сотрудниками Отдела.
• Принимает решения для своевременного выполнения закрепленных за Отделом задач.

      4) Требует от работников Отдела своевременного и качественного
выполнения закреплённых за ними обязанностей в соответствии с утверждёнными
должностными инструкциями, должностными регламентами.

 

• Организует подготовку для рассмотрения на совещаниях администрации вопросов, входящих в компетенцию Отдела.
• Осуществляет контроль исполнения поручений Главы муниципального района Ставропольский.
• Запрашивает от структурных подразделений Администрации полную и достоверную информацию в пределах компетенции Отдела.
• Обеспечивает  взаимодействие Отдела с другими  структурными подразделениями администрации.
• Обеспечивает прохождение аттестации сотрудниками Отдела в соответствии с действующем законодательством.
• Применяет   в установленном порядке  меры поощрения к подчиненным работникам и налагает  на них дисциплинарные взыскания за нарушение трудовой дисциплины в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка администрации и действующим законодательством Российской Федерации.

 

6. Взаимоотношения

 

Отдел для выполнения возложенных на него задач и функций взаимодействует с органами местного самоуправления муниципального района Ставропольский, администрациями поселений муниципального района Ставропольский и другими организациями, предприятиями и учреждениями по вопросам, отнесенным к ведению общего отдела действующим законодательством и настоящим Положением.

 

7. Ответственность

 

      7.1. Отдел (в лице начальника отдела) несет ответственность дисциплинарную и иную, предусмотренную законодательством за ненадлежащее исполнение возложенных на отдел задач и функций.

      7.2.  Работники отдела несут персональную ответственность за неисполнение и ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей, определенных в   должностных инструкциях, в соответствии с законодательством  о муниципальной службе и трудовым законодательством.